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在茶水間開心用著早餐, 吃到一半突然同事A說道: 哎呀怎麼韓劇看了這麼久, 連打招呼的韓文都沒學起來, 看來是影集看得不夠多要惡補一下了。一口水差點噴了出來, 我想都不想直接回: 悠閒的看影集只會注意到中文字幕吧?
同事A:
不是啊兩星期後要跟韓國廠商Con-Call,
不會講韓文是要怎麼Meeting?
同事B也加入辯論:
哎呀英文大家總都會吧? 況且他們也不會講中文啊, 英文溝通比較公平啦。
好的……
其實不會講韓文可能多慮了, 大多跨國會議都是英文進行的 (中國例外, 我們語言本來就通)。故準備好會議用語、了解討論主題內容, 就可以專業&又不失禮貌的留下良好印象了!
本次文章包含下列內容
一、確定設備正常運作
二、準備好雙方見面問候語
三、了解雙方公司的優缺點
四、預先設想可能的問題 (研究討論主題)
一、確定設備正常運作
通常跨國會議都是用視訊電話進行的 ( Conference Call、Video
Call )。對重要的生意夥伴而言, 成功的談判除了會議氣氛良好外, 設備順利運作更是相當重要。
試想如果雙方正討論到關鍵地方, 但突然視訊斷線、或收音怎樣都不清楚, 那除了印象分數打折扣外, 可能有利的地方也變得被動起來。為了避免這種情況, 會前設備最好準備兩份, 軟體也要有備案比較安心。
舉例來說, 企業視訊軟體可能會用Zoom、Skype、Google Hangout、Webex等等, 有時候某個軟體突然運作不良, 有額外準備的Plan B會放心很多。另外手機很常用的Line也相當方便, 之前有次視訊到一半對方斷線, 主持人馬上用Line打過去視訊的救援經驗。
二、準備好雙方見面問候語
開場問候語也要先準備? 不就是打招呼而已? 可能有人充滿疑惑的難以理解, 但實際上問候語是非常關鍵的。通常外語會議因使用非熟悉的母語, 難免大家感覺不自在 (台灣人還是含蓄了點), 這時候事先準備好的問候語可緩和緊張感, 讓接下來討論主題時更顯自在跟自信。
這點在自己學習外語的經驗也可明顯感覺到: 上課一開始跟外師互動良好的同學, 後續課程問答也相對非常活躍; 但一些程度很好的學生, 一開場沒準備好互動跟寒暄方式, 導致後段課程大多時間顯得緊張或不流暢。
良好的會前準備包含 (1)問候語、(2)結束用語
(1)專業場合問候語可考慮下列:
Hello Mr.
Chang, so glad that we have a chance
to hold a meeting with you.
Hello Mr.
Chang, it’s my pleasure to hold a
meeting with you.
Hello Mr.
Chang, so nice to talk with you.
Hello可替換成Good morning / afternoon / evening。但不要用Good night (這是睡覺時用的)
(2)通話完畢結束用語
會議結束時盡量避免直接Bye Bye, 這樣感覺非常匆促也有點不禮貌
可試試再次感謝對方參加, 另外可說明後續用哪種方式再次聯繫:
Thank you
for being our guests today.
Thank you
for taking time to meet with us
today.
We
appreciate your time for having
a meeting today.
(3)後續聯繫方式:
We’ll follow
up with you via email / mobile phone ….
We’ll get back in touch with you via email / mobile phone ….
三、了解雙方公司的優缺點
在會議正式開始前有個重要的準備工作要做: 了解雙方公司各自的長處、短處。為什麼這點重要呢? 舉例來說, 有時會議主題是雙方合作、且兩邊公司規模也差不多大, 這種形式通常氣氛比較圓融, 不太注意小細節也無傷大雅。
但若是一方規模跟對方差距過大, 有時小小的意思傳遞不周, 會議結果可能就是天南地北的不同了。為了避免這種情況, 首先要預演當天的討論主題、避免臨場即興發揮, 另外也要增加我方的自信與籌碼, 盡量免除對話時因緊張的意思模糊。
這邊有個很實用減低緊張的方法: 先了解雙方優勢領域、或最近對方是否有些不利的消息傳出。如果剛好兩邊強項是互補的、或是彼此互相需要的共生關係, 會議時較有底氣與對方要求合作利益, 討論時也比較從容而不急迫。
以自己例子來講, 這次進行的會議方是韓國醫療器材商, 營業項目包含多項專利產品, 也在很多國家包括日本等地區銷售, 但台灣跟中國大陸目前都還沒有。所以這次主要想邀請我們做為銷售夥伴、也可做為以後大陸的跳板。嚴格來講, 雖然韓國廠商比我們大了點, 但因事先瞭解對方是「有求於我們」, 當天開會其實不太緊張, 想到什麼問題就直接發問了, 也不太注意自己語法是正確還錯誤的。
所以先了解好雙方強項跟背景是重要的準備清單之一。
四、預先設想可能的問題 (研究討論主題)
在正式的合作會議上, 議會流程雙方會先被告知, 也會有個大概討論主題。與會者或列席者可先準備一兩個問題, 方便討論時有機會提出。
當天我們預計是對方介紹為主, 簡報完後才開放簡單的雙方QA。
不過後來討論比預計時間還早告一段落, 這時同事想說有準備公司的介紹檔, 在詢問對方後我們也用了約20分鐘報告。結果意外的效果非常不錯, 彼此都更加理解細部的合作模式, 也多了很多意外的歡樂笑聲。
我自己準備的問題, 主要是想了解產品文獻的證據強度部分。
大部分上市藥品或醫材會選最佳活性對照組來實驗, 若效果相較之下更好、或至少不弱於對照組, 在推廣時臨床使用會放心很多。
(例如我們要賣咖啡, 但不知道消費者口味接受度怎麼樣。這時可以設計跟星巴克咖啡做比較實驗, 如果兩者口味接受度差不多, 就可能宣稱跟星巴克有一樣的滿意度)
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